如何透過電訊改變非牟利機構的工作

如何利用通訊技術建立一個嶄新有效的工作模式

由於通訊技術進步，許多人已經在乘車時或家中工作。這種趨勢反映了一個根本的變化，從傳統概念的工作（在辦公室完成的，朝九晚五）變為遠程或電子辦公。這種適應時勢、高效率高成果的工作模式，被BetterWorld電訊公司稱為 “BetterWork”。

電訊包括互聯網、移動和無線技術，它可以讓更多機構以有效的方式運作，而不是單靠人手。這為金融、社會、文化和環境帶來不少影響。對於雇主，這意味著：

Ø   減少空間和能源需求，同時減少了開銷。

Ø   提高員工生產力和創造力。

Ø   每間機構平均減少百分之三十以上的碳粉使用量。（可以說，成果比其他任何一個策略更顯著。可參考Bainbridge Graduate Institute的concept paper了解詳情。）

以下是Cisco’s implementation的一個例子：

Ø   背景 - 平均每星期有兩天讓2000名僱員實現遠程辦公

Ø   利潤 - 節省$ 2.77億費用

Ø   員工 - 80％接受調查的員工說，遠程辦公能提高他們的生活質素

Ø   星球 - 遠程辦公節省47,000噸碳，每年為員工節省1000萬美元燃料成本

然而，要成功地從一個傳統的工作環境轉去一個開放的工作環境，需考慮之處不單是技術解決方案。雖然技術可以幫助改變工作環境，但亦必須考慮到意識的轉型才能成功。

要充分認識由傳統工作模式到開放工作模式的轉變，我們不僅要考慮組織的遠程通訊技術，還需要考慮其系統的測量結果和問責制、它的文化和價值觀、以及員工的角色和責任。

電訊解決方案
機構的通訊系統允許開放的工作環境採用：
VoIP和專用交換機。電話使用VoIP（互聯網語音傳輸協議）配合PBX（專用交換機）解決方案便可透過互聯網連接任何地點。這解決方案能統一分佈式的聯繫，例如分機撥號、呼叫轉移、會議、語音訊息、傳真到電子郵件等等。它替代傳統的本地和長途電話費，並大幅降低國際長途電話費率。更多有關VoIP、PBX及其他通訊選項，可參閱TechSoup Unified Communications Options for Nonprofits。

網絡會議允許音頻和視頻互動對話，可以面對面地共享桌面瀏覽以審查文件和培訓。可參考 TechSoup Go Green with Virtual Meetings and Web Conferencing比較不同的免費和低成本網絡會議服務及其功能。

虛擬專用網絡解決方案使多個地點的員工均能運用公司數據，並同時保持它完全安全。可參閱 TechSoup Introduction to Virtual Private Networking (VPN) 了解更多。

即使距離多遠，即時訊息軟件能使員工作文件傳輸、快速1對 1的文本、音頻或視頻對話。例子包括Instant Messenger, Skype, Google Talk等。

系統測量成果和問責制
當員工不在公司時，大多數會議都可以通過網絡會議、電話，甚至即時消息如期進行。然而，即使在最理想的開放工作環境內，如果員工無法面對著面，某些任務、會議、培訓，和創造性的過程是無法實現或受到限制。為了解決這個問題，一個開放的工作安排應考慮定期使用的辦公空間，或租用會議空間。

系統的轉變可以說是走向“只有結果”的工作環境，一個著重生產率和工作要求的轉變，而不是講求工作時間的安排，是一個可於工作組級別或跨越組織定制的解決方案。

由傳統到開放式工作環境的轉變

傳統:	開放式:
把重點放在工作時間	把重點放在工作要求
由上司安排工作時間和日程	由個人及團隊安排工作時間和日程
定期會議是例行工作的一部分	會議只會在有必要時進行
依靠面對面交流	具透明道和多種溝通方法
有危機時才會處理，較被動	積極主動，及早規劃，避免危機發生
由個人和上司去商議靈活的安排	靈活性是“規範”，組員交叉培訓，以設置時間表
即使達到工作目標，仍需要出現在辦公室	當工作目標達到後，可自定工作時間和班次
基本要素：追踪員工用於工作的時間	基本要素：定出具體工作性質和期望
問題：曠工，遲到，即使員工生病也要回公司工作。	問題：不能達到工作的最後期限及期望

此圖表出自Learning from a Natural Environment: Study a Corporate Work-Time Policy Initiative. University of Minnesota, 2007。

個人角色和企業文化及價值觀
個人的管理必須能在開放的工作環境內思考和領導。在一個開放的工作環境中，員工能了解自己的長處和短處是很重要的。員工在注重結果的開放式工作環境中工作，會培養出個人問責制、組織技能、並主動去尋求支持和必要的資源以實現其目標。

開放式的工作環境，通過後，可以加快發展民主的工作場所：透明度、對話和聆聽、公正和尊嚴、目的和目標、問責制、集體目標、選擇、完整性、反思和評價及權力分散。

為何非牟利機構得益
非牟利機構往往趨向重視環境的持續性和社會公正。他們需要有效地運用預算並盡量減低開支。採用開放式的工作，通過使用電訊解決方案，能令機構提高效率、降低成本、創造一個更加靈活和富有工作成效的隊伍。

總之，電訊可以讓機構創造更多配合其社會和環境價值的工作環境，使他們能騰出更多的資源來實現目標。

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